Accanto a corretti protocolli clinici, un protocollo extraclinico studio odontoiatrico efficace è in grado di ottimizzare lo svolgimento delle diverse attività all’interno dello studio. Dall’organizzazione delle procedure lavorative, alle strategie di marketing, alla pianificazione fiscale e alla gestione dei protocolli di segreteria, è possibile ottimizzare i processi per ottenere “il massimo risultato con il minimo sforzo”.
Vediamo quali sono gli step di un protocollo extraclinico studio odontoiatrico realmente efficace.
Protocollo extraclinico studio odontoiatrico: gli step principali
Sono 6 gli step principali che un protocollo extraclinico studio odontoiatrico deve necessariamente seguire per rivelarsi efficace e in grado di ottimizzare l’attività dello studio.
Gli step relativi agli obiettivi, indicatori e comunicazione
Tutto parte dalla definizione degli obiettivi che si vogliono raggiungere in materia di efficienza nella gestione dell’attività dello studio. È molto importante definire in modo molto preciso gli obiettivi, non limitandosi a un’indicazione generica: solo in questo modo diventa infatti possibile definire le strategie più adatte per raggiungerli.
Altro step importante è quello della definizione dei KSI e KPI: con queste sigle si intendono gli indicatori di performance, cioè gli indicatori che permettono di capire la crescita e l’efficienza delle attività dello studio. Grazie a questi indicatori è possibile capire se le strategie messe in atto sono efficaci oppure se è necessario implementare dei cambiamenti alle stesse.
Una comunicazione onesta e chiara, che rientra nei canoni del marketing etico, è un successivo step della definizione di un protocollo extraclinico efficace. È necessario comunicare con la clientela in modo che venga percepita l’elevata qualità degli standard procedurali seguiti all’interno dello studio. Onestà, trasparenza e qualità sono le chiavi per costruire una clientela solida e destinata a durare e crescere negli anni.
Gli step relativi alla procedure di lavoro
Dopo i primi tre step, è necessario “passare all’azione”, mettendo sotto esame le procedure lavorative. Se queste non risultano performanti, il passo da compiere è quello di lavorare per una standardizzazione dei procedimenti. In questo modo diventa possibile ridurre il carico di lavoro complessivo, eliminando tutti i rallentamenti e le attività inutili: la conseguenza è un miglioramento nella qualità dei servizi offerti e, quindi, pazienti più soddisfatti.
Altro punto focale nella gestione del protocollo extraclinico dello studio è quello della pianificazione fiscale. La gestione finanziaria deve avere come obiettivo la massimizzazione dei profitti: che è possibile ottenere riducendo i costi e il tempo da dedicare alle gestione stessa. Questo permette di concentrare l’attenzione sull’attività clinica, offrendo sempre un servizio di qualità ai pazienti.
Ultima, ma non certo in ordine di importanza, è l’ottimizzazione dei protocolli di segreteria. Anche in questo caso bisogna puntare alla standardizzazione dei processi, facendo attenzione però sempre a offrire un servizio in grado di venire incontro alle esigenze dei pazienti. La comunicazione deve essere puntuale e precisa, ma sempre disponibile per rispondere a eventuali dubbi e domande. I protocolli di segreteria sono importanti per l’organizzazione dell’attività clinica, ma anche per far sentire “ascoltato” il paziente, in modo da fidelizzarlo allo studio.
L’importanza di un metodo certificato
Un protocollo extraclinico studio odontoiatrico è molto più efficace quando basato su un metodo strutturato e testato. Applicarlo significa cambiare radicalmente il sistema di gestione dello studio odontoiatrico: cambiamento che punta a eliminare tutte quelle problematiche che portano a inutili perdite di tempo, e quindi di denaro, e disorganizzazione nell’attività clinica, che spesso rischia di riflettersi sulla qualità del servizio offerto.
Un protocollo extraclino efficace permette di aumentare il fatturato dello studio, concentrando tutte le energie e l’impegno nell’attività clinica: in modo da avere dei pazienti soddisfatti, pronti a servirsi di nuovo dei servizi dentistici e in grado, tramite il “passaparola” di fare aumentare la base di potenziali pazienti e favorire la crescita dello studio.
